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Guilherme Molina Automação de onboarding
Onboarding de clientes para agências

Você já sabe quanto tempo perde. A pergunta é: até quando?

Mapeie o processo de entrada que sua empresa já usa e construa a automação sob medida: contrato, assinatura, documentos, acessos, cadastros e avisos passam a acontecer sozinhos, na ordem certa. Não configure nada, receba o processo rodando.

Quero ver meu onboarding rodando sozinho
Todo cliente novo

Depois do
“fechou”

Onze itens. Toda vez. Para cada cliente novo.

  1. Tarefa 01manualanotar o fechamento no CRM
  2. Tarefa 02manualenviar o formulário de dados pelo WhatsApp
  3. Tarefa 03manualcoletar os dados que voltam pela metade
  4. Tarefa 04manualelaborar o contrato
  5. Tarefa 05manualenviar o contrato para assinatura
  6. Tarefa 06manualchecar, dia após dia, se já assinaram
  7. Tarefa 07manualbuscar os dados de volta no CRM
  8. Tarefa 08manualcriar a estrutura de pastas no Drive
  9. Tarefa 09manualcriar o grupo de WhatsApp com o cliente e o time
  10. Tarefa 10manualabrir cadastro e tarefas no ERP, no CRM e no gerenciador
  11. Tarefa 11manualdar as boas-vindas e disparar as mensagens
O custo do onboarding manual

O cliente assinou no pico da expectativa. A primeira coisa que você entrega a ele é uma espera.

expectativa do cliente Assinou
pico da expectativa A espera
5 a 15 dias proposta fechou 1ª entrega

O dia a dia na agência

Entre o “fechou” e o primeiro dia de trabalho de verdade, o time de atendimento passa dias gerando contrato, cobrando assinatura, pedindo acesso ao Meta Business, perguntando de novo pelo logo em alta e perseguindo um briefing que volta pela metade.

  • 5 a 15 dias Tempo médio de espera até a primeira entrega real
  • WhatsApp & E‑mail Arquivos e acessos dispersos em canais soltos
  • Time mais caro Líderes virando cobradores manuais de documentos

Não é sobre perder tempo. É que a pessoa mais cara do seu time vira cobradora de documento, bem no momento em que o cliente está prestando mais atenção em você.

Como funciona

A sequência, do “fechou” ao cliente sabendo em que etapa está.

É a mesma ordem que o seu processo já tem hoje. A diferença é quem executa cada passo.

Fase 01 · Disparado

Gatilho

O negócio é marcado como ganho no seu CRM. O fluxo começa aí, sozinho, sem ninguém avisar ninguém. E o status volta atualizado para dentro do próprio sistema, conforme o onboarding anda.

Fase 02 · Em preenchimento

Contrato

O formulário pergunta só o que aquele caso exige. Entre os seus modelos, o fluxo escolhe o contrato certo pelas condições do negócio. Sem ninguém decidir na mão, sem alguém abrir o modelo errado.

Fase 03 · Em assinatura

Assinatura

O contrato sai para assinatura digital e o status volta sozinho. Acabou o “já assinou?” na segunda-feira de manhã.

Fase 04 · Em execução

Pós-assinatura

Assinou, dispara tudo: grupo de WhatsApp com o cliente e o time, pastas no Drive nomeadas do mesmo jeito sempre, projeto aberto no ClickUp ou no seu sistema interno, e o que mais o seu processo exigir.

Fase 05 · Concluído

Comunicação

Seu time recebe os avisos internos. O cliente recebe os dele no WhatsApp e sabe em que etapa está, sem precisar perguntar, e acompanha dentro do sistema que você já usa, não numa tela nova.

Controle humano

Automação com freio de mão.

Automação que roda sozinha assusta, e com razão. Ninguém quer descobrir, pelo cliente, que saiu o contrato errado com o nome errado.

Por isso qualquer etapa do fluxo pode ter aprovação prévia. Antes de avançar, uma pessoa que você define revisa o que a automação produziu, e aprova ou reprova. Nada crítico passa sem ela.

Estado do fluxo Fluxo 100% contínuo
Aguardando sua revisão Nenhum contrato na fila

É a diferença entre um processo que roda sozinho e um processo que roda solto.

Divisão dos lados

O que é seu, e o que é meu.

Quem olha uma automação faz sempre a mesma conta de cabeça: quanto disso vai sobrar para mim. Então aqui está a conta inteira, dos dois lados.

1ª via Seu lado

Via do cliente

  1. Uma conversa de mapeamento, de 30 a 60 minutos
  2. Liberar os acessos aos sistemas que você já usa
  3. Aprovar ou reprovar nos pontos de checagem
Total

Menos do que um único onboarding manual te custa hoje.

Você
2ª via Minha entrega

Via do prestador

  1. Mapear o processo de entrada e apontar o que está torto
  2. Desenhar o fluxo inteiro, etapa por etapa
  3. Construir
  4. Integrar com o CRM, o ERP e os demais sistemas
  5. Testar com casos reais
  6. Ajustar o que os testes mostrarem
  7. Documentar
  8. Treinar o time
  9. Acompanhar em produção e atualizar quando uma API mudar
Guilherme Molina

Nada disso é trabalho seu

O que muda

O processo é construído, testado e entregue rodando. Você não configura, não integra e não aprende sistema novo. Este é o custo escondido que todo mundo calcula ao ver uma automação, e aqui ele não existe.

01

Economia real

As horas que o time queima por cliente novo deixam de existir. Isso aparece na folha, não numa métrica bonita.

02

Fim do erro humano

Ninguém manda o contrato com o nome do cliente anterior. Ninguém esquece de pedir o acesso ao GA4.

03

Padrão e consistência

Todo cliente entra do mesmo jeito, com arquivos nomeados igual no lugar certo. O processo para de depender de quem está de plantão.

04

Gestão centralizada

Contratos e documentos em um lugar só, rastreáveis. Acabou o “procura no e-mail de quem fechou”.

05

Times conectados

Comercial, atendimento e pós-venda enxergam o mesmo estado do mesmo cliente. O handoff deixa de ser mensagem no WhatsApp.

06

Fim do trabalho manual

O time volta a fazer o trabalho pelo qual foi contratado, no lugar de perseguir documento.

Qualificação e perfil

Onde isto resolve o problema todo.

Agências

O atendimento perde dias por cliente entre contrato, acesso ao Meta Business e Google Ads, logo em alta, manual de marca, pasta no Drive, card no CRM, grupo de WhatsApp e um briefing incompleto.

Não é para
  • e-commerce
  • infoprodutor
  • quem quer um bot de WhatsApp
  • quem procura automação barata de prateleira

É trabalho sob medida para processos sob medida.

Estrutura de entrega

Três partes, uma só entrega.

  1. Etapa 01

    Consultoria

    Parte do setup

    Antes de automatizar, mapeio o processo de entrada que você tem hoje e aponto onde ele está torto. Processo ruim automatizado continua ruim, só que mais rápido. Isso não é serviço à parte: é a primeira etapa do trabalho.

  2. Etapa 02

    Setup

    Até 30 dias

    Construção sob medida do fluxo completo, integrado aos sistemas que você já tem. Não é template e não é produto de prateleira. Inclui testes com casos reais, documentação e treinamento do time.

  3. Etapa 03

    Manutenção e suporte

    Depois do ar

    Um valor baixo para manter o fluxo rodando: monitoramento, correção quando uma API muda e pequenos ajustes de processo. É manutenção de algo que trabalha para você, não é plantão de suporte.

Quero ver meu onboarding rodando sozinho
Guilherme Molina, engenheiro de software e automação
Quem constrói

Guilherme Molina

Desenvolvedor, especialista em automação de processos

Há cerca de dois anos construo automações em n8n, com background em Node.js, Supabase e integração de APIs. Não vivo de configurar automação de prateleira: desenvolvo sistema, e já construí e opero SaaS próprios.

Produzo conteúdo técnico sobre n8n no canal NidoCode e mantenho a Faciki, escola de automação. Sou formado em Ciência da Computação pela UTFPR.

  • Especialista n8n
  • Node.js & Supabase
  • UTFPR Ciência da Comp.
Portfólio LinkedIn Canal NidoCode
Dúvidas frequentes

O que costumam me perguntar antes de fechar.

01Vou ter que configurar alguma coisa?

Não. Quem constrói, integra e testa sou eu. Você recebe o processo funcionando.

02Meu time vai ter que aprender alguma coisa nova?

Não. O fluxo roda por trás dos sistemas que o time já usa. Ninguém abre uma tela nova para trabalhar, e o acompanhamento acontece dentro do sistema de vocês.

03Quanto do meu tempo isso vai tomar?

Uma conversa de mapeamento de 30 a 60 minutos, o tempo de liberar os acessos, e alguns minutos em cada ponto de aprovação. Só.

04Meu processo é diferente.

É por isso que o setup começa com mapeamento. Nada aqui é template, e o fluxo é desenhado em cima do processo que você já tem.

05E se a automação fizer besteira?

Aprovação prévia em qualquer etapa crítica. Nada sai sem passar por quem você definir.

06Já tentei automatizar e não pegou.

A falha mais comum é automatizar dentro de um sistema que o time não abre no dia a dia. Aqui o fluxo se integra ao que já está na tela de vocês.

07Preciso trocar meus sistemas?

Não. Integro com o CRM e o ERP que você já tem. Se tem API, integra.

08Quanto tempo leva?

No máximo 30 dias.

09É caro?

Compare com duas coisas: o custo em horas do seu time a cada cliente novo, e o cliente que sai cedo porque a entrada foi ruim. O valor sai do diagnóstico, com o escopo junto.

Agora mesmo

Enquanto você lê isso, alguém do seu time está cobrando um documento no WhatsApp.

Você está nesta página há 00:00.

30 minutos, sem compromisso. Você sai da conversa com o mapa do seu processo, mesmo que não feche nada.

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